O czym należy pamiętać pisząc email?

Jest zapowiedzią tego, co będzie dalej. To on mówi Twojemu odbiorcy, o czym jest wiadomość. Często też decyduje o jej otworzeniu. Oto kilka dobrych przykładów: Jedna z sieci obuwniczych wysyła do swoich klubowiczów maila, który zachęca do działania:

“Przecena -50% na wybrane buty! Skorzystaj!>>”

Z kolei platforma do rezerwacji wakacji w niesztampowy sposób oddziela najważniejsze słowa:

“♦ wyżywienie ♦ BASEN ♦ 11 gabinetów SPA ♦ dzieci GRATIS”

Pamiętaj o znakach interpunkcyjnych i prawidłowej ortografii. Stosowanie zasad poprawnej pisowni, uchroni nas nie tylko od popełnienia błędów. Pomoże poprawie zinterpretować to, co autor miał na myśli. Stosujmy nie tylko kropki i przecinki, ale i prawidłową ortografię. Przeczytanie tekstu na głos lub poproszenie o opinię znajomego może rozwiązać nasz problem.

Zbyt długa wiadomość jest nieczytelna. Pisząc, rozdzielaj wątki stosując akapity. Komunikacja mailowa to komunikacja szybka. Akapity nie powinny być dłuższe niż 3-4 zdania. Jeśli masz do przekazania kilka informacji np. cechy, czy problemy, napisz je w formie wyliczeń.

Ogólnie przyjętą zasadą są 24 godziny. To właśnie w przeciągu tego czasu, klient powinien otrzymać odpowiedź na pytanie.

Pamiętaj zawsze o przywitaniu i pożegnaniu. Zwroty grzecznościowe świadczą o Tobie i są wyrazem szacunku dla odbiorcy. Wystarczy, że napiszesz “Dzień dobry” . Przywitanie powinno pasować do odbiorcy Twojego komunikatu.

Nie ma chyba nic gorszego jak zły odbiorca naszej wiadomości. Często nasza poczta podpowiada nam, do kogo chcemy napisać… i nie robi tego zawsze dobrze. Dostając maila od klienta, przesyłamy go dalej, do innego pracownika z komentarzem. Czasami przez pomyłkę zamiast – prześlij, klikamy – odpowiedz. Zanim wyślesz maila, sprawdź dwa razy, do kogo jest adresowany.

Pisząc e-mail, pamiętaj, do kogo go piszesz. Dostosuj język i ton wypowiedzi do odbiorcy. Nigdy nie zapominaj o dobrych manierach. Bądź uważny, błędy tylko czekają, żeby wkraść się do Twojej wiadomości 🙂